Politique de confidentialité

Pour les questions, demandes ou plaintes relatives à vos renseignements personnels : Responsable de la protection des renseignements personnels — Koobex, info@koobex.com.

Lorsque vous utilisez le site ou communiquez avec nous, nous pouvons recueillir notamment :

• les renseignements que vous fournissez volontairement dans un formulaire;
• le nom de votre clinique;
• votre adresse courriel;
• votre numéro de téléphone, lorsque fourni;
• l’adresse de votre site Web;
• les renseignements concernant votre projet;
• vos préférences quant à l’échéancier ou au type de service recherché;
• les renseignements transmis lorsque vous planifiez une consultation.

Le parcours de consultation commence par quatre questions sur votre site actuel, votre projet et votre échéancier. Ces réponses peuvent être enregistrées avec une référence et, selon votre consentement, des informations de provenance de la visite. Les coordonnées nécessaires à la réservation sont demandées dans Zoho Bookings, et non dans ces quatre questions. Une qualification enregistrée n’est pas, à elle seule, une réservation confirmée.

Dans le parcours de préparation d’un projet client, vous pouvez aussi transmettre des contenus, documents et médias concernant la clinique et le site à réaliser. Nous recueillons également le contenu des communications que vous nous envoyez volontairement.

Certaines informations techniques peuvent être traitées par les services nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site, notamment l’adresse IP lors des communications réseau. Les mesures analytiques peuvent porter sur le navigateur, l’appareil, les pages consultées, les interactions et la performance, selon la technologie et le consentement applicable. Koobex ne tient pas de registre d’adresses IP à des fins de suivi des visiteurs.

Les renseignements recueillis peuvent être utilisés afin de :

• répondre à vos demandes;
• évaluer votre projet;
• vous recommander un forfait ou un service approprié;
• planifier une consultation;
• communiquer avec vous relativement à votre demande;
• améliorer le site Web et l’expérience utilisateur;
• mesurer la performance du site;
• assurer la sécurité et le bon fonctionnement de nos services;
• respecter nos obligations légales et réglementaires applicables.

Nous n’utilisons pas les renseignements fournis dans le formulaire Koobex Web pour créer un compte patient ou pour fournir des soins de santé.

Koobex utilise des fournisseurs technologiques pour exploiter le site et traiter les demandes, notamment :

• Lovable : plateforme de développement, de mise en ligne et d’hébergement du site;
• notre infrastructure infonuagique et le backend externe Koobex : enregistrement des réponses de qualification, des réservations et du suivi commercial, gestion des accès administratifs et stockage privé des documents du parcours client;
• Zoho Bookings : prise de rendez-vous, collecte des coordonnées de réservation et transmission des informations de réservation à Koobex;
• Google Analytics 4 : mesure de l’utilisation du site après consentement analytique;
• Cloudflare Web Analytics : mesure agrégée de trafic et de performance sans témoins analytiques;
• Postmark : envoi de courriels transactionnels liés au parcours client, notamment les liens de reprise.

Le recours à ces services peut impliquer le traitement des renseignements nécessaires à leur rôle, notamment les coordonnées et informations de réservation pour Zoho Bookings, les documents de projet pour le stockage privé et l’adresse du destinataire ainsi que le contenu du message pour Postmark. Les réponses aux quatre questions de qualification ne déclenchent pas, à elles seules, de courriel commercial.

Selon les services et leurs configurations, des renseignements peuvent être traités ou conservés à l’extérieur du Québec ou du Canada. Nous ne garantissons pas une conservation exclusivement au Canada. Les services externes ont également leurs propres politiques de confidentialité.

La planification d’une consultation est effectuée dans le service externe Zoho Bookings. Une référence peut être transmise au formulaire de réservation pour relier les réponses de qualification à la réservation confirmée et à son suivi.

Lorsque vous utilisez ce service, les renseignements que vous fournissez peuvent également être soumis aux politiques de confidentialité et conditions de ce fournisseur.

Koobex recommande de consulter leurs politiques lorsque pertinent.

Sur les pages publiques, la bannière permet d’accepter ou de refuser l’analyse Google Analytics 4. Le choix est mémorisé dans le stockage local du navigateur. GA4 n’est chargé qu’après une acceptation explicite; les événements envoyés par Koobex ne contiennent pas de nom, de courriel ni de numéro de téléphone.

Pour modifier ce choix, effacez les données de ce site dans les paramètres de votre navigateur, rechargez la page puis choisissez « Refuser » ou « Accepter » dans la bannière. Le site ne propose pas actuellement de bouton permanent de modification des préférences. Vous pouvez également utiliser les outils de blocage de votre navigateur. Un retrait ne supprime pas automatiquement les données déjà recueillies.

Cloudflare Web Analytics fonctionne indépendamment du consentement GA4, sans témoins analytiques ni identifiant de visiteur utilisé par Koobex. Il fournit des mesures agrégées pouvant être échantillonnées; les visites estimées ne représentent pas des personnes uniques.

Le stockage nécessaire aux préférences et au fonctionnement du site est distinct de l’analyse GA4. Les services externes, notamment Zoho Bookings, peuvent utiliser leurs propres technologies selon leurs politiques; le refus de GA4 ne signifie pas que toutes les technologies des tiers sont bloquées.

Koobex conserve les renseignements personnels uniquement pendant la période raisonnablement nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou conformément aux exigences légales applicables.

La durée de conservation peut varier selon la nature des renseignements et la relation avec l’utilisateur.

Les critères comprennent le suivi d’une demande ou d’un projet, la relation contractuelle, les obligations comptables et légales et, lorsque pertinent, le règlement d’un différend. Aucune durée uniforme ni suppression automatique n’est annoncée pour toutes les catégories de données.

Une demande de suppression est examinée selon ces critères et le droit applicable; son traitement peut nécessiter des démarches auprès des fournisseurs concernés. La suppression d’une donnée dans un service n’entraîne pas nécessairement sa suppression dans les autres services ou dans leurs sauvegardes. Nous ne présentons pas l’anonymisation comme un mécanisme automatique actuellement en place.

Les mesures appliquées comprennent le contrôle de l’accès administratif, la restriction des accès aux données et le stockage privé des fichiers du parcours client avec des liens d’accès temporaires. Ces protections visent à limiter l’accès, l’utilisation, la divulgation, la perte ou la modification non autorisés.

Aucune méthode de transmission ou de stockage électronique ne peut toutefois garantir une sécurité absolue.

Les demandes et plaintes relatives à la confidentialité sont à adresser au responsable indiqué dans cette politique. Vous pouvez également lui signaler un incident présumé en décrivant le problème sans transmettre de renseignements sensibles inutiles. La gestion d’une demande doit tenir compte des renseignements détenus par Koobex et, au besoin, de ceux traités par ses fournisseurs.

La loi applicable encadre notamment les responsabilités de protection, l’accès aux renseignements ainsi que leur conservation et leur destruction. Lors d’un incident de confidentialité, elle prévoit des mesures pour réduire le préjudice et éviter la répétition de l’incident, la tenue d’un registre et, lorsqu’il existe un risque de préjudice sérieux, la notification à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées. Ces obligations légales ne constituent pas une description de procédures internes supplémentaires déjà implantées.

Selon les lois applicables, vous pouvez notamment avoir le droit de :

• demander l’accès à certains renseignements personnels que nous détenons;
• demander leur correction;
• retirer votre consentement lorsque celui-ci constitue la base du traitement;
• demander la suppression de vos renseignements lorsque la loi le permet;
• communiquer une plainte ou une préoccupation concernant l’utilisation de vos renseignements.

Certaines restrictions légales peuvent s’appliquer.

Adressez votre demande à info@koobex.com en précisant sa nature. Une vérification d’identité proportionnée peut être nécessaire pour éviter de communiquer ou de modifier des renseignements au bénéfice d’une autre personne. Évitez d’envoyer des renseignements sensibles qui ne sont pas nécessaires à la demande. Les demandes et plaintes relèvent du responsable indiqué dans cette politique; les délais et recours prévus par la loi applicable demeurent disponibles.

Le site peut contenir des liens vers des sites ou services exploités par des tiers.

Koobex n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces sites externes.

Nous vous recommandons de consulter leurs politiques de confidentialité.

Koobex peut mettre à jour cette politique de temps à autre afin de refléter :

• l’évolution de ses services;
• les changements technologiques;
• les exigences légales applicables.

La date de dernière mise à jour sera affichée au haut de cette page.

Pour toute question concernant la présente politique ou le traitement de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec Koobex.

Courriel : info@koobex.com
Site Web : koobex.com